ניהול תיק הבניין כחלק מניהול בתים משותפים, ע"י ועד הבית או חברת הניהול , הנו נושא חיוני ביותר בניהול מסודר של בניין משותף מהקטן ביותר ועד מגדלי היוקרה  , נושא זה אף הוגדר ע"י חוק בתים משותפים כפעולה חיונית בניהול הבניין, חברות ניהול בתים רבות , וועדי בתים נוטים לזלזל בחשיבות תיק הבניין, יש להקפיד לבנות את תיק הבניין המשותף באופן שייתן מענה לכל צורך עתידי במסמכים או מידע.

הצורך במידע היסטורי או רלוונטי נוצר בדרך כלל כאשר ניגשים לפרויקט מיוחד בבניין המשותף או כשרוצים לבחון לאחור את ניהול הפרויקט בנוהל תקין כולל תנועות הכספים ודרך בחירת בעלי המקצוע בכל נקודת זמן.

כמו כן דיירי הבניין נוטים לשכוח את אופן קבלת ההחלטות לגבי נושאים שונים הקשורים להתנהלות השוטפת או של פרויקטים מיוחדים שבוצעו בבניין בעבר  דיירים  מי אמר ומה אמרו באספת הדיירים ומה נרשם בהחלטה כך שבמקרים רבים עולות טענות "מהגורן ומיקב" מצד דיירים ולכן ,התיעוד בתיק הבית המשותף יכול לתת מענה לטענות וספקות מצד דיירים בבניין ובכך לתרום לאווירה טובה בין ועד הבית או חברת הניהול לבין הדיירים ,חברת ניהול בתים אמינה ומקצועית מכירה היטב את הסיטואציות ואכן הסיכוי שתיק מסודר ינוהל היטב ע"י חברת ניהול בתים משותפים אמינה הוא גדול יותר מאשר ניהול ע"י ועד הבית שבמקרים רבים טרוד בעניינים אישיים אחרים ומטבע הדברים מקדיש פחות זמן לענייני הבית המשותף.

תיק הבניין יכלול את כל ההיסטוריה של הבניין , רצוי מהיום הראשון לאכלוס ,תיק הבניין אמור להכיל, בין השאר :

תקנון הבניין – רצוי (עם תחילת האכלוס או בכל נקודת זמן אחרת) לרשום תקנון לבניין ולאשר אותו באסיפה כחוק,  לכל בניין יש את הדינמיקה שלו, את סדר העדיפויות של דייריו , ואת אופן ההתנהלות המועדף על רוב דייריו ,לכן יש לעגן זאת בתקנון, ניתן להיעזר ב"תקנון המצוי" שהנו תקנון סטנדרטי המצוי בכחלק מחוק בתים משותפים( תקנון הבית המשותף באתר האגודה לתרבות הדיור ) ניתן ומומלץ להשתמש בתקנון זה כבסיס , ולשנות סעיפים מסוימים ע"פ רצון רוב הדיירים בבניין, יש לזכור כי באין תקנון ספציפי "התקנון המצוי" הוא התקנון אשר חל על הבניין ע"פ חוק בתים משותפים.

תכניות AS MAID של הבניין – התכניות האחרונות שעל פיהן נבנה הבניין אשר נושאות חותמת AS MADE , כולל תכניות החשמל ,המיזוג ,הביוב והאינסטלציה וכו' , כמו כן , תכניות , הוראות יצרן ותעודות אחריות של כל המערכות המותקנות בבניין המשותף.

פרוטוקולים והחלטות – בתיק יתויקו כל ההחלטות והפרוטוקולים של דיירי הבית המשותף אשר התקבלו באספות הדיירים.

מסמכים משפטיים – הסכמים עם גורמים חיצוניים , בעלי מקצוע , פרוטוקולים והחלטות בית משפט או המפקח על בתים משותפים אם קיימים כאלה, פוליסות ביטוח וכו'.

דוחות כספיים – דוחות כספיים רבעוניים ושנתיים אשר נעשו ודווחו ע"י ועד הבית או חברת הניהול כולל: הצעות מחיר ,קבלות ,חשבוניות וכו' , על הדוחות להיות קריאים , מפורטים וברורים כך שכל "אדם מהישוב" יוכל לקרוא אותם ולהבינם בלי להיעזר באנשי מקצוע מתחום הכספים  , חשוב מאוד שהדוחות יהיו מותאמים ליתרות  של חשבון הועד בבנק, ראה ניהול כספי ועד הבית המשותף.

היסטורית הביקורות בציוד המותקן בבניין – תיעוד זה חשוב במיוחד לגבי ציוד כיבוי האש והציוד הבטיחותי בבניין (גנרטור , משאבות,ספרינקלרים , מאגרי מים וכו' ) במקרה של הפעלת פוליסת הביטוח קיימת חשיבות גדולה לביצוע הביקורות לתיעוד זמן הביצוע , הגורם שביצע את הביקורת וכו'.

תיעוד פרויקטים מיוחדים – כל מסמכי הפרויקט כולל: תכניות ,הצעות מחיר ,חשבוניות , הוראות שימוש , הוראות יצרן וכו'

כל מסמך רלוונטי הקשור לבניין המשותף – לעתים מסמכים שנראים בלתי רלוונטיים בנקודת זמן מסוימת עשויים להיות שימושיים ביותר בחלוף זמן , לכן עדיף לתייק מאשר לזרוק לפח.

תיק בניין מסודר ומאורגן אשר נשמר אצל ועד הבית או חברת הניהול וניתן לעיין בו ע"י כל דייר בבניין המשותף, בכל זמן ! הנו אחד המאפיינים לניהול נכון ותקין של בית משותף, החל מהקטן ביותר דרך בניינים וקומפלקסים גדולים ועד מגדלי יוקרה המשופעים במערכות מתוחכמות.